3 conseils pour réussir vos visioconférences

Faire passer vos messages et garder l’attention à distance

2 mars 2021

La crise du COVID-19 a significativement augmenté le recours aux visioconférences. Réunion d’équipe hebdomadaire, rendez-vous clients, négociation commerciale… : les motifs de visioconférences sont nombreux, mais quels qu’ils soient, il vous faut mettre toutes les chances de votre côté pour qu’elles se passent bien. Voici nos conseils.

1. Maîtrisez la technique

Par définition, la visioconférence s’effectue grâce à des outils numériques. Quelle que soit votre solution de visioconférence, prenez le temps de vous familiariser avec l’outil et de tester en amont de la réunion ses fonctionnalités comme le partage d’écran. Si vous êtes perdu.e n’hésitez pas à faire appel à un membre de votre équipe qui pourra vous aider ou à qui vous pourrez déléguer une partie de l’organisation technique comme le partage de présentation par exemple.

Parmi les considérations techniques, assurez-vous que vous disposez d’une bonne connexion internet pour éviter une image brouillée, un son haché… Ce type de désagréments risque fort de perdre l’attention votre auditoire. De même, prenez vos dispositions pour être dans des conditions audio optimales : endroit calme, équipé d’un bon casque et micro…  Durant la visioconférence, coupez votre micro lorsque vous n’avez pas la parole et incitez les participants à en faire de même.

Concernant l’image, si la caméra n’est pas obligatoire, elle permet de renforcer le lien avec vos interlocuteurs et de garder l’intérêt de tout le monde. Prêtez donc attention à la lumière de l’endroit où vous vous trouvez, vérifiez le cadrage de la caméra de façon à ce qu’on voit votre visage en entier. Pas facile de négocier un gros contrat si vos interlocuteurs ne voient que vos yeux !

2. Donnez une bonne image de vous et de votre entreprise

Ce n’est pas parce que vous tenez votre réunion depuis votre canapé que vous n’êtes pas en représentation. Soignez votre apparence ainsi votre arrière-plan, qu’il soit réel ou bien que vous optiez pour un fond d’écran spécifique. Comme pour vos rendez-vous en présentiel, ayez en tête que la ponctualité est une qualité importante dans le monde professionnel : démarrez donc à l’heure.

Durant la visioconférence, il vous faudra compenser les effets négatifs de la communication par écrans interposés. Vous ne pourrez pas, ou dans une moindre mesure, vous appuyer sur la communication non verbale (regard, posture…). Faites donc attention à parler de manière claire et précise, en articulant et en mettant plus d’énergie que d’habitude afin de bien capter votre auditorat.

3. Animez et cadrez votre visioconférence

De la même façon qu’une réunion physique s’anticipe, une visioconférence se prépare. Pour qu’elle soit efficace, il faut convenir d’un ordre du jour, en informer les participants en amont, et s’y tenir le jour J. Lors des visioconférences, les distractions sont nombreuses (mails, internet…), il faut donc déployer davantage d’efforts pour garder l’attention des participant.es. Il est souhaitable que la personne qui organise la visioconférence soit en charge de son animation et distribue la parole. Elle veillera à recadrer les diverses digressions pour aller à l’essentiel, et respecter le temps imparti. Il est conseiller de ne pas dépasser une heure de visioconférence.

Recadrer les digressions pour aller à l’essentiel. Cela permet de respecter le temps imparti pour la réunion. Ne dépassez pas 1h de réunion environ, sinon, vous risquez de perdre vos interlocuteurs.

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