Comment gérer les congés payés dans son entreprise ?

Les conseils de Julien Morisson, fondateur du cabinet BE.

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Management

Organiser les congés payés des salariés fait partie des missions de l'employeur. Julien Morisson, fondateur du cabinet BE, premier cabinet d’agents pour cadres & dirigeants, nous éclaire sur ses droits et ses obligations.

Julien Morisson

En matière de congés payés, quelles sont les obligations de l’employeur  ?


Elles sont, dans un premier temps, de considérer que chaque employé a le droit d’avoir des congés payés, peu importe la durée de son contrat, qu’il soit à temps partiel ou à temps plein. C’est ce que l’on appelle une règle d’ordre public.
En termes de calcul, l’employeur doit avoir en tête que chaque salarié a le droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois (c’est un minimum, mais certaines conventions sont plus généreuses…)

Ensuite, l’employeur doit veiller à ce que les congés payés soient pris au cours de l’année. La période de comptabilisation des congés s’étend du 1er juin au 31 mai. Si, à la fin de cette période, le salarié n’a pas eu le temps de prendre tous ses congés, l’employeur doit faire le maximum pour les solder avant le 31 mai. Si, malgré cela, le salarié se retrouve avec solde positif au 31 mai, ses congés sont perdus à partir du moment où l’entreprise ne l’a pas empêché de les prendre durant l’année.
En général, cela se fait dans la bonne intelligence et il arrive que l’employeur proroge l’échéance en autorisant le salarié à poser ses congés restants au début du mois de juin.


Comment organiser les départs en congés de ses employés et sur quels critères ?


Sur le principe, un salarié peut désormais prendre des congés dès son embauche.
La prise de congés s’étend donc du 1er juin au 31 mai, mais il existe des possibilités, via des dispositions conventionnelles particulières, de déroger de cette période. Dans tous les cas, l’employeur doit informer ses salariés du calendrier de congés retenu deux mois avant.
Pour ce qui est des critères, il y a la théorie et la pratique. En pratique, il est d’usage que les collaborateurs trouvent, entre eux, les meilleurs ajustements possibles. Dans le cas d’une situation où plusieurs salariés d’une même équipe se positionnent sur une période identique, l’employeur doit prendre en compte : les critères liés à la situation de famille – si le collaborateur est marié, s’il a des enfants, si l’entreprise du conjoint a une fermeture obligatoire, etc. –, ou l’ancienneté.
En principe l’employeur ne peut pas revenir sur des congés validés, sauf circonstances exceptionnelles. Dans tous les cas, les dates validées ne peuvent pas être annulées un mois avant la date prévue de départ.

La prise de congés s'étend du 1er juin au 31 mai.

L’employeur peut-il imposer une période de congés à ses salariés ? En respectant quelles conditions ?


Sur le principe, c’est tout à fait possible. En général, il y a un accord d’entreprise qui prévoit cette fermeture et fixe les conditions en termes d’information des salariés et de contraintes.
S’il n’y a pas d’accord, l’employeur doit consulter les représentants du personnel et informer les salariés, par mail ou par note interne par exemple.
Côté rémunération, il y a plusieurs cas de figure. Au moment où l’entreprise ferme, si la personne dispose de ses droits, elle peut poser des congés. Mais dans le cas où elle n’en a plus assez, on peut lui proposer de poser des congés anticipés ou un congé sans solde. Dans certaines situations, il peut y avoir une aide de Pôle emploi.
Quant au délai d’information des salariés, il est soit précisé dans l’accord entreprise, soit mentionné avec les représentants du personnel. En général, il est d’au moins deux mois pour permettre aux salariés de s’organiser.


L’employeur a-t-il le droit d’imposer le fractionnement des congés payés ?


Sur la période du 1er juin au 31 mai, il y a un autre intervalle durant lequel le collaborateur doit prendre un certain nombre de jours : du 1er juin au 31 octobre, il doit poser au moins 12 jours et jusqu’à 24 jours maximum. Cela peut aller jusqu’à 5 semaines pour des employés ayant leur famille dans pays lointain.
C’est à l’employeur de veiller à ce que les salariés posent leurs jours sur cette période.
Les jours de congés restants peuvent être scindés sur le reste de l’année. Dans certaines entreprises, l’étalement des congés peut être récompensé par l’octroi de jours supplémentaires.


Peut-il refuser des congés et pour quels motifs ?


Oui, l’employeur peut refuser des congés demandés par un collaborateur. Souvent, des conventions ou des accords le précisent. L’idée, c’est que ce ne soit pas abusif. On peut par exemple les refuser quand on considère que l’activité de l’entreprise va être assez importante, ou dans une toute petite équipe quand les autres collègues ont des impératifs exceptionnels. En résumé, il faut vraiment que ce refus soit fondé sur des faits objectifs et réels, et pas hypothétiques.
Il y a quand même des situations où il est impossible de refuser des congés, comme dans le cas où les deux conjoints travaillent dans la même entreprise par exemple. Là, c’est à l’employeur de s’organiser en conséquence.

C'est à l'employeur de s'assurer de la prise de congés de son équipe.

Certaines entreprises proposent des « congés illimités » à leurs salariés. Quel intérêt cela peut-il représenter ?


Il s’agit surtout d’entreprises américaines et ces dispositions ont des points intéressants. Cela permet, par exemple, d’être toujours créatif, en faisant des breaks réguliers. Naturellement, en termes de marque employeur c’est aussi très positif. Je trouve que cela offre aussi une certaine souplesse dans l’organisation : c’est mieux d’avoir des salariés 8 mois à 100% que 11 mois à 50%.
Toutefois, il faut apporter quelques nuances car, en France, cela peut pousser à une sorte de culpabilisation. Aux Etats-Unis, la règle est de 2 semaines de congés par an et il n’y a pas de RTT donc très différent en termes d’état d’esprit. Ensuite, l’employeur doit provisionner les congés payés dans ces comptes donc ce n’est pas facile pour lui si leur nombre et leur coût ne sont pas fixés à l’avance.


Enfin, comment gérer ses propres congés lorsque l’on est chef d’entreprise ?


Les congés, cela permet de faire le point, de ne pas toujours avoir la tête dans le guidon et de profiter de ses proches : c’est essentiel. Pour un chef d’entreprise, il est possible de prendre des vacances sur une période d’accalmie comme le mois d’août. Il peut confier les tâches qui ne peuvent pas attendre à un collaborateur de l’équipe, ce qui peut aussi être un bon test.
Dans les organisations plus importantes, il est possible de recruter quelqu’un pendant quelques mois pour assurer l’intérim.
Juridiquement, un chef d’entreprise salarié a le droit au même nombre de congés que ses salariés, c’est-à-dire 2,5 jours. Pour les indépendant, il n’y a pas de règle : ils peuvent prendre le nombre de jours de congés qu’ils souhaitent. Cela dépend de la maturité entreprise, des clients ou encore de l’activité.
Pour les personnes qui sont chefs d’entreprise mais qui ont un statut particulier, comme celui de freelance ou d’autoentrepreneur, il n’y a pas de jours de congés à proprement parler. Il faut donc intégrer cela dans le prévisionnel financier.

 

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18 juillet 2019

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