Comment rendre vos réunions enfin efficaces ?

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Trois semaines par an. C'est le temps que passent les salariés en réunion. 56 % d’entre eux considèrent que ce temps passé en briefing ou débriefing est inutile. Et s'il était désormais possible de rendre vos réunions productives ?

 

Les  réunions inefficaces sapent la dynamique et la motivation de vos employés. Elles cultivent chez eux un sentiment d’inutilité et de futilité. Afin de ne plus perdre de temps, d’énergie et de talent, nous vous proposons quelques outils et conseils pour rendre vos réunions plus productives. Car oui, les réunions ne doivent pas seulement bloquer un créneau dans votre Google agenda, elles doivent vous permettre d’atteindre des objectifs précis et tangibles.

 

salle de réunion vide


Les premières questions à se poser : cette réunion est-elle vraiment indispensable ? N’existe-t-il pas un autre moyen d’atteindre mes objectifs ? Dans un premier temps, vous devez fixer l’ordre du jour en amont et définir clairement les objectifs de la réunion afin que tous les participants soient au fait des sujets qui seront abordés.


Des objectifs clairement définis

Selon une étude menée par la société Barco et Circle Research « seul 30% du temps passé en réunion est consacré en réalité à l’atteinte des objectifs et 14% à planifier les prochaines étapes et prochaines échéances. »
Gardez toujours en tête que votre réunion doit aboutir sur une décision ou une action. Pour cela, vous devez vous assurer que vous avez toutes les informations nécessaires pour atteindre vos objectifs. Ces derniers peuvent être de différents ordres ; l’idéal étant de viser l’atteinte d’objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et limités dans le temps) ou PRISM (personnels, réalistes, intéressants, spécifiques et mesurables). Cependant, nous vous conseillons de limiter le nombre d'objectifs que vous souhaitez atteindre. Si vous souhaitez accomplir trop de tâches, les réunions se termineront par une perte de concentration des participants. Organisez donc des réunions moins nombreuses, plus courtes, plus ciblées et axées sur les résultats.


Des participants qui ont un rôle à jouer

Le rôle principal est tenu par l’animateur. Il doit apporter de la clarté et faire de chaque réunion une expérience bien pensée, agréable, cohérente et participative. C’est à lui de concevoir et d’animer des réunions engageantes et productives. Gardez en tête que commencer une réunion, c'est comme commencer un discours : l’animateur doit rapidement capter l'attention des participants. Par ailleurs, la sélection des participants lui incombe. Chaque participant doit avoir un rôle « actif » clair, défini et connaître sa valeur ajoutée.

Il n’est pas nécessaire que toutes les personnes impliquées dans un projet participent  à chaque session. Invitez uniquement celles ou ceux qui peuvent apporter des compétences, des points de vue divers et des informations utiles. En effet, la quantité joue un rôle important : avoir trop de participants peut rendre une réunion ingérable et improductive. Jeff Bezos, CEO d'Amazon a instauré la règle des deux pizzas : « Ne jamais faire de réunion où deux pizzas ne peuvent pas nourrir chaque personne qui y assiste ».
Avant de terminer la réunion, nous vous conseillons l’approche WWW - Qui fera quoi et quand? Personne ne doit quitter la salle sans avoir en tête les prochaines étapes ou les problèmes non résolus - utilisez les dernières minutes d'une réunion pour clarifier les choses. Chaque participant doit sentir que le temps passé en valait la peine.

chaque participant doit sentir que la réunion en valait la peine

Une durée et un moment adaptés

La société Meetingking propose un outil permettant de calculer le coût d’une réunion organisée dans votre boite. Pour être efficace, une réunion ne devrait durer que 21 minutes. Plus les réunions seraient courtes et rares (1 par semaine de 28 minutes), plus elles seraient productives ! Vous serez surpris par tout ce que vous pourrez accomplir lors d’une réunion de 21 minutes. Lorsque le temps est compté, tout le monde se concentre davantage. Vous pouvez également testez un smart assistant comme Aster de l’Entr’UP startup pour optimiser le temps passé en réunion. Le timing a également son importance. 56 % des managers estiment que le moment adéquat se trouve entre 10 h et midi. Le mardi est plébiscité par 38 % des actifs comme le jour le plus productif.

Personne ne doit quitter la salle sans avoir en tête prochaines étapes ou les problèmes non résolus - Utilisez les dernières minutes d'une réunion pour clarifier les choses et définir les étapes à venir. Chaque participant doit sentir que le temps passé en valait la peine.

 

La réunion sous toutes ses formes

Il y a une multitude de façons d’envisager les réunions professionnelles. Par exemple, OpenClassrooms a adopté le stand-up meeting, pour rendre leurs réunions plus toniques et efficaces. Plum Organics permet à tous ses employés de dessiner pendant les réunions. Byrski a créé la Green Work Agency et propose à vos employés des marches réflexion en pleine nature. C'est à vous de trouver le format qui correspond le mieux à votre structure et à vos objectifs.


Découvrez notre sélection d'outils pour booster la performance de vos réunions, formations ou séminaires :

 

 

3 octobre 2019

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