L'organisation du travail améliore la productivité de votre entreprise

Rencontre avec Sandrine Marquis Consultante en organisation du travail

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25 novembre 2019

Nous avons interviewé Sandrine Marquis, consultante et formatrice en management et en organisation du travail, afin qu’elle nous donne quelques indicateurs clés pour optimiser le fonctionnement de l’organisation de votre entreprise.

Sandrine Marquis présentation

Pouvez-vous nous dire en quoi consiste votre travail ?

J’accompagne les entreprises dans l’analyse de leur process et dans les étapes de leur réorganisation structurelle. Mon travail est fondé sur une approche systémique qui intègre aussi bien les outils de la psychologie du travail que l’optimisation des processus et flux de communication. J’ai une vision holistique de l’entreprise : je vais analyser la structure dans son intégralité, les liens entre les parties prenantes du projet (interne et externe), le contexte et l’ensemble des éléments d’un système afin de définir les causes profondes de la problématique.

Auriez-vous des exemples concrets nous permettant de comprendre votre démarche ?

Prenons l’exemple de deux employés ayant des missions identiques mais pas la même façon de travailler. Ils n’utilisent pas les mêmes outils ni les mêmes méthodes de travail. Cette situation est susceptible de rapidement engendrer des tensions. Mon rôle est d’analyser la situation, de (re)définir les missions de chacun afin de leur redonner une place, une légitimité au sein de l’entreprise. Le sentiment de reconnaissance et la légitimité au travail sont des facteurs clés de productivité.
Autre exemple : au sein du service comptabilité d’une entreprise, une employée m’a fait part de sa façon de travailler. Elle disposait de plusieurs fichiers ayant le même contenu : « Je travaille sur un fichier et j’ai quatre autres fichiers pour mes clients ». En dupliquant les formats d’un même document pour répondre à ses exigences et à celles de ses clients, elle perdait un temps fou ! Elle devait remplir les différentes versions de fichiers, retrouver les documents, les bons fichiers dans la bonne version… En simplifiant son process de travail, je lui ai permis de gagner du temps et d’être plus productive. Avec un regard extérieur sur un projet d’optimisation des process, vous aurez au minimum 30% de gain de productivité global en plus au sein de votre entreprise.

Quel rôle tient le dirigeant dans l’organisation du travail en entreprise ?

Selon moi, la performance d’une entreprise repose essentiellement sur sa santé générale. Mon outil de travail principal repose sur la psychologie du travail, soit l’étude du comportement individuel et collectif sur le lieu de travail. Elle permet de redonner une place et du sens au travail et de définir très clairement les valeurs d’une entreprise. En effet, les valeurs sont un point fondamental et la clé d’un management facile !
La grande majorité des entrepreneurs ont des compétences techniques et des compétences métiers très spécifiques. Ils réussissent, leur entreprise décolle et ils décident alors de recruter. Lorsqu’ils recrutent, ils s’éloignent petit à petit de leur métier et deviennent davantage des managers, des gestionnaires. Ils n’ont souvent pas les meilleurs outils pour remplir ce rôle et se retrouvent en confrontation frontale avec les salariés, parfois en s’éloignant de leur propre projet personnel.
Si vous n’expliquez pas à vos employés qui vous êtes et ce qu’est votre entreprise, ce que vous espérez pour elle, avant de lui demander de travailler pour vous, il y aura des incompréhensions, des flous, qui seront potentiellement des sources de tensions.   

 

Il est important pour les employés de savoir pourquoi ils travaillent

 

Il ne doit pas y avoir d’écart entre ce que vous dites à vos employés et à vos clients, et la réalité de l’entreprise. La productivité d’une entreprise passe avant tout par un projet collectif, un projet partagé, un engagement tacite avec les salariés.

Prenons l’exemple de la start-up pour illustrer la notion de « projet collectif » :
Le fantasme de la start-up repose sur la personnalité et l’enthousiasme du fondateur. Le fonctionnement « agile » et « souple » marche car le fondateur transpire son projet. Les salariés le ressentent et se sentent investis d’une mission. Ils s’engagent « corps et âme » pour celle-ci. Des employés engagés sont des ambassadeurs et cela résonne fortement auprès des clients finaux, et des futures recrues.

La productivité est un projet collectif

Quels outils pratiques recommanderiez-vous aux entrepreneurs ?

1.    Le travail collaboratif, en particulier avec Google Suite qui dispose de tous les outils nécessaires pour travailler efficacement en équipe, à distance, en étant mobile et permet de gérer un projet de façon simplifiée et collaborative.

2.    Le management visuel pour la gestion d’équipe : un tableau qui recouvre les sujets de la semaine, l’ordre du jour et des propositions de sujets et de solutions, alimenté par les équipes directement sur le terrain.

3.    Les cinq pourquoi : cette méthode consiste à interroger le salarié a minima 5 fois de suite en s’empêchant de proposer tout de suite des solutions. Elle permet de trouver la source, la cause principale de la défaillance tout en responsabilisant les équipes.