Pourquoi et comment organiser un salon virtuel ?

Quand le virtuel prend vie.

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27 octobre 2020

En raison de la crise engendrée par la Covid-19, de nombreuses entreprises ont choisi d’annuler ou de reporter leurs salons professionnels. D’autres ont décidé de se plonger dans le monde des salons virtuels, qui offre de nouvelles opportunités.

Maintien d’un lien avec les audiences, expérience client réinventée, plus de visibilité pour l’entreprise, la captation d’une cible plus large… Les salons virtuels offrent de nombreuses opportunités. Cependant, il n’est pas possible de transposer en ligne, tel quel, un programme prévu pour un salon physique. La conception d’un salon virtuel demande aux entreprises de faire preuve d’agilité et d’adaptation : aussi bien sur le plan logistique que sur les investissements, les nouvelles technologies, ou encore, les compétences. Pour réussir l’organisation de son salon en ligne, l’entreprise doit repenser sa stratégie de communication afin de proposer des contenus pertinents (webinaires, keynote-panel, stands, chat, brainstorming…) sur une plate-forme en adéquation avec ses objectifs et aux attentes de ses publics cibles.

Choisir la plate-forme adaptée

VRrOOm, Teemew Events, VirBELA, MEETINVR… il existe de nombreuses de plates-formes numériques qui permettent d’héberger un salon virtuel. Maud Clavier, consultante et coordinatrice d’événement virtuels, conseille aux entreprises de se tourner vers des plates-formes flexibles et évolutives et, de préférence, qu’elles puissent maitriser ou bien comprendre : « Il est essentiel que la plate-forme sélectionnée soit adaptée aux cibles, au type de salon, à la vision de la marque, à ses objectifs et enjeux stratégiques de communication, aux activités prévues et au nombre de participants attendus ». La plupart des solutions offrent la possibilité de créer un lieu virtuel unique pouvant comprendre un point d’information, un hall d’entrée, des amphithéâtres pour les conférences, un auditorium, un espace détente… au sein d’un univers corporate ou plus récréatif, où les internautes peuvent avoir des identités virtuelles entièrement personnalisables ; les possibilités sont multiples. Maud Clavier recommande aux entreprises de faire appel à des consultants spécialisés qui maitrisent l’ensemble des fonctionnalités, potentialités, inconvénients et avantages de chaque plate-forme. Ils sauront donc déterminer la plate-forme la plus adéquate et aider les entreprises à produire des contenus pertinents et à concevoir un univers virtuel attrayant et engageant.

Engager les publics cibles

« Pour qu’un salon virtuel soit réussi, il faut créer un monde virtuel qui invite à la prise de parole, à l’échange » souligne la consultante. Pour impliquer l’audience lors d’un salon virtuel, la spécialiste conseille de donner aux utilisateurs la possibilité d’interagir avec les représentants des stands, de mettre en place un chatbot textuel, de proposer des contenus audios et vidéos, et de permettre aux utilisateurs de collecter et de télécharger différents contenus numériques. Elle recommande aussi d’envoyer des notifications push ciblées aux utilisateurs pour les informer de toutes les activités ou des sessions à venir, afin de réduire le nombre de déperdition.

Pour réussir son salon, s’assurer un nombre de participants minimum à chaque séquence sans pour autant en faire trop et lasser son audience, il est crucial d’avoir une organisation et un calendrier précis. Maud Clavier préconise de programmer des temps off et des événements sociaux (soirée cocktail avec DJ, piste de danse virtuelle…), des moments de rencontres et d’échanges one-to-one, en temps réel et dans des espaces virtuels privés. L’enjeu ? Faire naître une nouvelle forme de sociabilité et encourager le networking. De plus, certaines plates-formes proposent un « networking intelligent » via des suggestions basées sur les profils et les intérêts des utilisateurs.

Communiquer sur l’événement

Pour créer de l’engouement autour d’un salon virtuel, l’entreprise doit (re)penser sa stratégie de communication digitale avant, pendant et après l’événement. Avant le jour J, la consultante recommande de créer une landing page ou un mini-site dédié attractif avec des contenus pertinents : les thématiques abordées lors de l’événement, le programme détaillé,
la durée des conférences, la liste des intervenants, le formulaire en ligne pour les inscriptions, les partenaires et sponsors… « La landing page permet de donner aux utilisateurs une idée de l’univers qui les attendra le jour J. » Les entreprises doivent aussi capitaliser sur les canaux digitaux pour promouvoir leur salon en ligne : réseaux sociaux, site web, bannières…et médias en ligne en plus des newsletters dédiées. Maud Clavier précise qu’il est important d’éduquer l’audience en amont de l’événement ; « une semaine avant le jour J, une newsletter doit être envoyée avec un guide simple de la plate-forme sur laquelle sera hébergée l’événement virtuel » (en indiquant la procédure basique de connexion à la plateforme, son fonctionnement, le déroulé de ce type d’événement virtuel…). Ainsi, les utilisateurs auront le temps de se familiariser avec cette dernière. La consultante conseille fortement de créer une chaine WhatApps ou Télégram pour répondre aux questions des utilisateurs et/ou un hôte virtuel pour les aider et les aiguiller avant, pendant et après l’événement.

Pour la consultante Maud Clavier, « faire le choix de l’événement virtuel c’est faire preuve d’agilité, de résilience, de capacité à innover, et cela aide à avoir des idées, même en période de crise. » si une entreprise n’a pas les moyens ni le temps nécessaire pour construire un événement virtuel de A à Z, elle peut sponsoriser ou être partenaire d’un événement virtuel déjà existant. Ainsi, elles auront la possibilité de disposer d’un stand virtuel, d’avoir leur logo sur les différents outils de communications, d’intervenir lors d’une conférence ou d’un atelier, d’avoir des publicités interstitielles sur l’interface… Généralement, l’investissement financier est calculé en fonction du niveau de visibilité du sponsor.

A propos de Maud Clavier

Création de documentaires 360° sélectionnés en festivals, cheffe de projet, directrice de production, speaker, consultante… Maud Clavier a fait ses preuves dans l'industrie de la réalité virtuelle. Elle a été présidente de la structure Clap & Zap Production pendant 4 ans et a travaillé sur des projets et festivals d’envergure : « Venice VR Expanded » (la section réalité virtuelle de la Mostra de Venise), XR Base Investor Event, New Images… Elle est actuellement coordinatrice d’événements virtuels au sein de VRrOOM.