Télétravail : comment bien manager ses équipes à distance ?

3 pratiques clés pour garder vos collaborateurs motivés et performants

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26 mars 2020

Durant la crise covid-19, de nombreuses entreprises sont contraintes de manager leurs équipes à distance. Découvrez quelques clés pour les manager au mieux, afin qu’elles restent motivées et performantes.

 

Selon une récente enquête menée par Malakoff-Médéric, « Pour 56 % des managers, l’inconvénient principal du télétravail concerne les difficultés à manager des collaborateurs à distance. » En cause notamment, le nouvel environnement de travail et les nouvelles façons de communiquer. Afin de gérer au mieux vos équipes à distance, nous vous proposons de mettre en place quelques méthodes et outils simples et efficaces.

 

La communication

En période de télétravail, il est essentiel de rester en contact rapproché avec vos équipes. Mettez en place un outil numérique de messagerie instantanée adapté comme Slack, Microsoft Teams, Yammer, Skype, WhatsApp... et créez des conversations par thématique : « général », « communication » ou, en lien avec un projet en particulier. Pour renforcer la cohésion d’équipe, créez un espace plus informel où les équipes peuvent parler librement des sujets qu’ils souhaitent et ainsi, recréer l’ambiance de la machine à café. Nous vous conseillons aussi d'ouvrir une channel pour remercier les personnes qui vous ont aidé au sein de l’équipe et pour saluer les efforts constatés ainsi qu’un flux de conversations « complains » public pour faire remonter et traiter les problématiques qui se présentent à chacun en temps réel.


La visioconférence est également un bon outil pour informer, créer du lien avec vos équipes, capter l’humeur ambiante et les ressentis de chaque collaborateur. Afin que la visioconférence soit efficace et productive, elle doit être bien préparée en amont : date et heure adaptée à l’emploi du temps de chacun, matériel adéquate, création d’une liste de sujets à aborder ainsi que les éléments à partager avec les participants sur un serveur cloud. Exemples de solutions de visioconférences : Klood, Glowbl 🇫🇷,... Cependant, nous vous recommandons de ne pas abuser des visioconférences pour préserver l’intimité de chacun et éviter les risques de saturation des réseaux particulièrement élevé en ce moment.

 

Les objectifs

De nombreux experts s’accordent à dire que le management par objectif (MPO) formalisé par le théoricien américain Peter Drucker, également « management par les résultats », est un indicateur référent particulièrement adapté au télétravail. Ce dernier permet de mesurer la contribution et la productivité de chaque collaborateur. Pour cela, il est important de fixer des objectifs individuels et collectifs clairs, précis, réalisables, mesurables ainsi que le délai imparti.
Partagez un planning collectif visible par tous afin que chaque collaborateur soit en phase avec les objectifs fixés. Nous vous conseillons  de mettre en place un logiciel de gestion de projet qui vous permettra d’avoir une vision globale et de suivre l’avancement de chaque projet en temps réel. Il en existe une multitude : Beesbusy 🇫🇷, Tamplo, Trello, Taskworld, Monday.com,...


Une fois par semaine, faites un point rapide avec vos équipes sur l’état d’avancement des objectifs fixés. Inspirez-vous de la méthodologie agile « Scrum » prônant les « stand up meeting » de deux minutes ou chacun à deux minutes pour dire ce qu’il a fait la veille et ce qu’il va faire dans la journée. Cela permet de prendre le pouls de chacun et de s’assurer que chaque objectif est clair pour chaque collaborateur. Exprimez vos exigences tout en faisant preuve de souplesse et de bienveillance durant cette période sensible pour chacun.

La confiance

Selon, Jeanine Roncati, coach consultante RH et auteure de « Télétravail pour les nuls » , le manager doit s’appuyer sur deux piliers essentiels lors du travail à distance : la confiance et la responsabilisation. Ces deux piliers permettent de responsabiliser une équipe et de la faire avancer. Veillez donc à ne pas donner l’impression de « fliquer » vos équipes en réclamant des reporting trop régulièrement ou en les appelant toutes les 5 minutes pour vérifier qu’ils ne sont pas en train de se dorer la pilule au soleil (bon, avec le confinement vous avez moins d’inquiétude à vous faire de ce côté-là). Un management trop intrusif et directif est souvent une source de stress et de mal-être pour les collaborateurs. Il faut tenter de trouver un juste équilibre entre discipline et confiance. Si la méthode de suivi et les indicateurs de réussite ont bien été effectués, vous pouvez être serein. L’essentiel : que les résultats soient au rendez-vous !