Conduite et animation de réunion

Selon une enquête d’OpinionWay sortie en 2017, les salariés français passent en moyenne 4h30 en réunion chaque semaine. S’asseoir autour d’une table pour échanger est essentiel dans la vie d’une entreprise, mais il est important que cette étape-clé de la communication bénéficie d’une préparation soignée pour que les participants et l’entreprise en tirent parti.
En effet, tous les collaborateurs qui participent régulièrement à une réunion le reconnaissent volontiers : certains échanges s’éternisent et ne permettent pas de prendre des décisions claires qui mèneraient à des actions concrètes.

Des méthodes existent pour éviter que le contenu et l’objectif se fondent dans des discussions inutiles et favorisent des débats efficaces. Parmi les techniques les plus répandues, la détermination de points cités à l’ordre du jour est indispensable pour identifier un fil conducteur et éviter de se disperser. La désignation d’un animateur parmi les participants est aussi une approche pertinente : il va recentrer le débat à chaque fois que cela sera nécessaire. Des applications pertinentes peuvent apporter une véritable plus-value, de la gestion de chaque salle disponible à la date choisie, de la réalisation de présentations pertinentes, qui peuvent s’appuyer sur la vidéo, à l’analyse de la participation de toutes les personnes présentes, en concluant par la mise à disposition d’un compte-rendu envoyé à chaque participants.

Réduire la durée des réunions, impliquer tout le groupe et ne pas laisser la parole à une poignée de participants, mettre en avant le fil conducteur suivi par toute l’équipe et orienter les débats en fonction de chaque objectif défini à l’avance, le travail autour de l’animation de réunion ne peut être efficace sans un animateur qui a bénéficié d’un minimum de formation et qui dispose des bons outils.